เทคนิคง่ายๆ ในการเจรจาต่อรอง

การโน้มน้าวใจและการเจรจาต่อรองนั้นดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่ยากสำหรับใครหลายคน เพราะไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรในการเจรจา และจะทำอย่างไรในระหว่างการเจรจา อีกทั้งคือจะปิดการเจรจาต่อรองอย่างไรให้ผลการเจรจาออกมาเป็นที่พึงพอใจของทั้งสองฝ่ายหรือที่เราเรียกว่า ชนะ : ชนะ (Win-Win Negotiation) ผมก็อยากแนะนำขั้นตอนสั้นๆ ซึ่งท่านที่สนใจสามารถที่จะนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที 3 ขั้นตอนง่ายๆซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. สร้างบรรยากาศก่อนการเจรจา

การสร้างบรรยากาศในที่นี้คงไม่ได้หมายถึง การที่ท่านจะต้องนั่งเจรจากันภายใต้แสงเทียนพร้อมกับเสียงดนตรีที่ไพเราะ แต่บรรยากาศในที่นี้หมายถึงบรรยากาศแห่งความเป็นมิตร ความเป็นกันเองและที่สำคัญคือความไว้อกไว้ใจซึ่งกันและกัน ท่านต้องทำอย่างไรก็ได้ให้คู่เจรจาของท่านเปิดใจยอมรับที่จะพูดคุยกับเรา เมื่อไรก็ตามที่ท่านสามารถทำได้อย่างนี้แล้ว เสมือนว่าท่านได้ทำลายกำแพงที่อยู่ในใจของคู่เจรจาออกไปเรียบร้อยแล้ว คู่เจรจาของท่านก็จะเปิดใจในการพูดคุยกับท่านมากขึ้น คงไม่ง่ายนักที่จะบอกว่าท่านกำแพงในใจของคู่เจรจานั้นถูกทุบออกไปหมดแล้วหรือยัง เนื่องจากข้อจำกัดทางด้านเวลาและสภาพแวดล้อมในการเจรจาต่อรอง ถามว่ามันง่ายหรือยากมากน้อยแค่ไหนคงยากที่จะตอบครับ เพราะมันขึ้นอยู่กับทักษะและความชำนาญของของท่านและที่สำคัญคือ คู่เจรจาของท่านนั้นมีบุคลิก และเป็นคนที่เปิดเผยมากน้อยแค่ไหน แต่อย่างไรก็ตามผมมีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้การสร้างบรรยากาศก่อนการเจรจานั้นง่ายขึ้นและเป็นเทคนิคที่ผมใช้เป็นประจำในการเจรจาต่อรองและท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้เช่นกับก็คือ

o การยิ้ม การยิ้มกับคู่เจรจาเป็นสิ่งแรกที่สร้างความเป็นมิตรให้กับคู่เจรจาของเรา และเป็นสิ่งที่ไม่ยากเลยสำหรับเราคนไทยเพราะว่าการยิ้มเป็นสิ่งที่โดดเด่นและเป็นเอกลักษณ์ของเราคนไทยอยู่แล้ว ดังนั้นขอให้ท่านเริ่มเป็นคนฝึกยิ้มรับกับคู่เจรจา

o การชมคู่เจรจา เนื่องจากธรรมชาติของคนนั้นชอบฟังสิ่งที่ดีๆ และเป็นคนดีในสายต่อของคนผู้อื่น แต่การชมคู่เจรจานั้นจะต้อง “ชมด้วยความจริงใจ” นะครับ เพราะคู่เจรจาจะอ่านท่านออกจากคำพูด หน้าตา และท่าทางทันทีหากท่านไม่มีความจริงใจในการชม และต้องระวังในการใช้ประโยคคือ อย่าใช้ประโยคสองแง่สามง่าม เช่น “วันนี้ดูแต่งตัวสะอาดสะอ้านเรียบร้อยจังครับ” หากชมอย่างนี้ผมว่าการเจรจาต้องปิดการเจรจาเร็วกว่าปกติแถมอาจจะต้องออกมาจากห้องของการเจรจาด้วยรองขีดข่วนเต็มหน้า (หากคู่เจรจาเป็นสุภาพสตรี) เพราะท่านจะโดนคู่เจรจาข่วนหน้าครับ

o พูดถึงเรื่องทั่วๆ ไป ก่อนการเจรจาต่อรองซึ่งเป็นเรื่องเบาๆ เช่น สภาพอากาศ การจราจร ความสวยงามของสถานที่ทำงานหรือห้องทำงาน เป็นต้น แต่พยายามหลีกเลี่ยงเรื่องที่อาจทำให้เกิดความขัดแย้งได้ เช่น การเมือง ศาสนา

2. เป็นนักฟังที่ดี

หลังจากที่ท่านได้สร้างบรรยากาศแห่งความเป็นมิตรและสามารถเปิดใจคู่เจรจาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว การฟังถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับนักเจรจาต่อรอง เนื่องจากคนจำนวนไม่น้อย ชอบพูดมากกว่าฟัง โดยเฉพาะนักขายชอบที่จะพูด พูดและก็พูด ที่สำคัญคือพูดเพื่อที่จะเถียงหรือตอบโต้คู่เจรจามากกว่าพูดเพื่อที่จะตอบประเด็นต่างๆ ของคู่เจรจา แท้จริงแล้วธรรมชาตินั้นสร้างคนเราให้เป็นผู้ฟังที่ดีมากกว่าผู้พูดครับเพราะว่า คนเรานั้นมี 2 หูแต่มีเพียง 1 ปากครับ ดังนั้นเราในฐานะเป็นนักเจรจาที่ดีจะต้องเป็นนักฟังที่ดีครับ เราจะต้องฟังอะไรบ้างครับ

o ฟังเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ของคู่เจรจา

o ฟังเพื่อรู้ว่าอะไรคือเงื่อนไขสำคัญที่จะทำให้คู่เจรจาตอบลงหรือปฏิเสธในการเจรจาต่อรอง

o ฟังเพื่อที่จะทราบว่าปัญหาหรือข้อจำกัดในการเจรจาต่อรองครั้งนี้ของคู่เจรจาคืออะไร

o ฟังเพื่ออ่านความหมายแฝงของประโยคต่างๆที่ลูกค้าต้องการบอกเราแต่ไม่สามารถที่จะบอกออกมาโดยตรงได้

3. สรุปประเด็นและปิดการเจรจา

ขั้นตองท้ายสุดคือเมื่อท่านเป็นนักฟังที่ดีแล้วท่านก็สามารถที่จะอ่านสัญญาณต่างๆ ในการเจรจาต่อรองได้ โดยเฉพาะความหมายแฝงที่ลูกค้าส่งสัญญาณให้กับเรา หากท่านเป็นผู้ที่อ่านความหมายแฝงได้ดีหรือเป็นผู้ที่จับสัญญาณของคู่เจรจาได้ชำนาญแล้ว มันจะทำให้ท่านสามารถปิดการเจรจาได้ง่ายขึ้นและใช้เวลาในการเจรจาต่อรองน้อยลง ผมอยากจะเน้นย้ำว่าเมื่อลูกค้าส่งสัญญาณให้เราปิดการเจรจาหรือปิดการขายแล้ว เราก็ควรรีบที่จะปิดอย่ารอให้ลูกค้ารอเก้อ เนื่องจากความอดทนในการรอคอยของคู่เจรจานั้นมีจำกัดมากครับ ดังนั้นเมื่อถึงเวลาที่สามารถปิดการเจรจาต่อรองได้เราต้องรีบปิดทันที่ พูดถึงเรื่องของการส่งสัญญาณจากลูกค้านั้น สัญญาณเหล่านี้คือตัวอย่างที่ลูกค้าส่งให้เราทราบว่าลูกค้าพร้อมที่จะซื้อสินค้าแล้วเช่น ส่งสินค้าได้ภายในกี่วัน หรือชำระด้วยบัตรเครดิตได้หรือไม่ครับ หรือหากไม่พอใจในสินค้าสามารถที่จะเปลี่ยนหรือคืนสินค้าได้หรือไม่ครับ หรือราคาสินค้านี้รวมค่าขนส่งหรือไม่ครับ

3 ขั้นตอนข้างต้นนั้นเป็นสิ่งที่ท่านผู้อ่านสามารถที่จะนำไปใช้ได้อย่างง่ายดาย การเจรจาต่อรองนั้นเป็นศิลปะมากกว่าเป็นศาสตร์ ดังนั้นท่านจะมีความชำนาญมากขึ้นหากท่านหมั่นฝึกฝนอยู่สม่ำเสมอ เมื่อท่านฝึกฝนและประยุกต์ใช้หลักการเหล่านี้นั้นท่านก็จะพบกว่าการเจรจาต่อรองที่ว่ายากเย็นแสนเข็ญนั้นมันก็ง่ายขึ้น ยิ่งไปกว่านั้นท่านก็จะรู้สึกสนุกกับการเจรจากับคู่เจรจาของท่าน ท้ายสุดท่านจะรู้สึกว่าการเจรจาต่อรองนั้นไม่ยากอย่างที่เราคิด